(Business Lounge Journal – Manage Your Finances) Sangat merepotkan dan merugikan diri sendiri apabila seseorang senang berbisnis tetapi tidak rajin atau tidak bersungguh-sungguh dalam mencatat keuangan. Apakah itu memang disebabkan karena faktor malas karena merasa tidak terlalu penting, atau bisa jadi karena mengalami kesulitan dalam melakukannya. Sehingga ketika tiba saatnya hendak melakukan evaluasi perkembangan usaha, atau hendak melakukan ekspansi atau hendak membuat pelaporan perpajakan maka akan mengalami kesulitan yang lebih besar lagi.
Sesibuk apapun, bahkan rasanya tidak ada waktu lagi, tetap harus lakukan pencatatan keuangan. Pencatatan keuangan tidak kalah penting fungsinya dengan kegiatan bisnis itu sendiri. Pada awal mulai usaha, biasanya pencatatan seluruh transaksi dilakukan sendiri oleh pemilik, tetapi apabila usaha sudah mulai berkembang, tugas ini dapat dilakukan orang khusus yang direkrut untuk membantu melakukan pencatatan.
Apa saja yang perlu dicatat?
Semua Transaksi Penjualan
Sebagai pelaku usaha tentunya harus membuat nota/kuitansi setiap melakukan penjualan. Usahakan nota tersebut disimpan dan dicatat kembali tiap hari kedalam buku penjualan atau lebih baik lagi ke aplikasi spreadsheet. Informasi ini berguna bagi Anda untuk mengetahui tren penjualan usaha dari bulan bahkan per tahun. Kapan saatnya penjualan ramai maupun sepi, produk atau jasa apa yang paling diminati.
Semua Pengeluaran
Pengeluaran bisa dibagi menjadi 2 komponen besar, yaitu pengeluaran langsung yang terkait dengan usaha (contoh: biaya pembelian barang dagangan) maupun pengeluaran tidak langsung seperti gaji pekerja, biaya listrik atau hal-hal yang tidak mempengaruhi penjualan secara langsung.
Pembelian Aset
Pembelian aset tidak sama dengan pencatatan biaya operasional. Definisi aset secara sederhananya adalah benda/peralatan yang digunakan untuk aktivitas usaha dan umurnya lebih dari 1 tahun, contoh mesin jahit untuk pengusaha konfeksi. Apabila pelaku usaha tertib mencatat aset yang dibeli, maka kita dapat menggunakan catatan tersebut untuk menyusun neraca usaha.
Jumlah Stok atau Persediaan
Hal ini penting dilakukan agar bisa tahu dengan tepat, persediaan yang masih ada. Pengaruhnya terhadap budget dan skedul pembelian barang berikutnya dan daya tampung gudang. Caranya mudah, cukup menggunakan buku stok yang digunakan saat barang masuk dikurangi dengan stok yang ada pada saat penjualan terjadi.
Manfaat melakukan pencatatan keuangan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang diperoleh dengan melakukan pencatatan keuangan.
Mengetahui perkembangan usaha dengan lebih detil.
Melalui pencatatan keuangan yang baik maka dapat diketahui seperti apa kondisi kemajuan usaha Anda sehingga dapat diketahui pada sisi-sisi mana usaha yang belum efisien dan dapat diperbaiki, serta mana yang masih bisa dikembangkan lagi.
Mencegah kerugian yang besar akibat penyelewengan.
Dengan adanya pencatatan keuangan, maka tindakan penyelewengan dapat dengan cepat diketahui, sehingga kalau pun sudah terjadi dapat menghindarkan diri dari kerugian yang lebih besar. Selain itu dengan pencatatan yang baik, kesempatan untuk melakukan penyelewengan pun semakin kecil.
Mempermudah penyusunan laporan keuangan untuk berbagai kepentingan
Pencatatan keuangan yang baik dan lengkap sangat membantu dalam penyusunan laporan keuangan. Laporan keuangan sangat penting untuk memberikan gambaran umum perusahaan, kebijakan akuntansi yang dianut, pelaporan Rugi Laba Perusahaan, pelaporan pajak, dan kepentingan lainnya.
Memudahkan mencari investor.
Tentu semua orang atau manajemen perusahaan berharap bisnis semakin berkembang. Pada suatu titik mungkin modal sendiri yang kita punya tidak cukup lagi dan harus mencari investor. Dengan adanya pencatatan keuangan yang baik, maka investor mendapatkan informasi yang valid untuk membantu keputusan investasi.
Betapa pentingnya pencatatan keuangan usaha Anda, untuk itu mari mulailah kebiasaan baik untuk melakukan pencatatan.
Salam sukses.
Emy Trimahanani/VMN/BL/Managing Partner for Wealth Management Vibiz Consulting, Vibiz Consulting Group