Jangan Menghilangkan “Re-define the Problem”

(Business Lounge Journal – General Management) Dalam sebuah pelatihan yang saya bawakan, maka semua peserta diminta untuk mencoba menemukan pemecahan dalam permasalahan yang diangkatnya. Hampir semua menuliskan pemecahan langsung pada beberapa langkah yang dianggap akan memecahkan permasalahan tersebut. Ya, demikianlah biasanya kebanyakan orang, selalu menganggap sebuah permasalahan sebagai sesuatu yang harus segera diselesaikan tanpa memandang bahwa permasalahan merupakan sebuah peluang untuk selalu memperoleh suatu keuntungan, baik itu dalam bentuk pengembangan diri maupun sebuah kesempatan menciptakan yang lebih baik.

Namun tidak mudah untuk memiliki paradigma demikian, apalagi jika keseharian Anda telah dipenuhi dengan berbagai rutinitas. Dalam setiap permalahan yang Anda hadapi dapat dipastikan bagaimana Anda akan berupaya untuk segera menyelesaikannya hingga Anda memiliki waktu untuk mengerjakan yang lain. Namun demikian, hal ini hanyalah akan menghalangi Anda untuk berpikir kreatif dan menciptakan alur pemikiran yang monoton. Kecuali, jika Anda mengubah paradigma Anda.

Salah satu contoh ketika seorang sales mengajukan sebuah kasus mengenai teamwork pada tempat kerjanya yang dirasakannya tidak sehat dan berdampak pada kepercayaan pelanggan. Ketika diminta menuliskan langkah-langkah dalam memecahkan masalah maka ia langsung menuliskan bahwa langkah yang harus diambil sebagai sebuah pemecahan masalah adalah dengan mengumpulkan timnya sebagai upaya untuk berdiskusi dan kemudian bagaimana dapat menyatukan pikiran hingga kemudian dapat diperoleh suatu kesepakatan bersama. Ia percaya, apabila hal ini dilakukan secara terus menerus, maka teamwork pun akan mengalami perbaikan hingga tercipta sebuah kerjasama yang sehat.

Namun, apakah benar demikian?

Penting untuk menyadari, apakah sesungguhnya yang menjadi permasalahan. Ya, memang benar bahwa teamwork di antara pada karyawan disinyalir tidak sehat, namun pastilah ada yang menjadi pemicu terciptanya suasana yang demikian, maka marilah kita melihatnya dengan lebih jeli.

Mengidentifikasi permasalahan

Mulailah dari apa yang Anda anggap sebagai masalah. Seperti contoh di atas, jika memang sebuah teamwork yang tidak sehat dianggap sebagai sebuah permasalahan, maka mulailah membuat analisa dari keadaan tersebut.

Mengumpulkan informasi

Setelah menentukan apa yang kita anggap sebagai permasalahan, maka mulailah untuk mengumpulkan informasi yang berkaitan dengannya. Gunakanlah 5W 1H:

  • What: apa saja yang menjadi permasalahan?
  • Who: siapa saja yang terlibat di dalamnya?
  • When: kapan permasalahan ini timbul?
  • Why: mengapa permasalahan ini muncul?
  • Where: di mana hal ini terjadi?
  • How: bagaimana hal tersebut dapat terjadi?

Mendefinisikan kembali permasalahan

Dengan 5W 1H di atas, maka didapatlah informasi yang selengkap-lengkapnya mengenai apa saja yang terkait pada permasalahan yang semula timbul. Melalui semua informasi ini, maka akan jelas terlihat apakah permasalahan yang ada memang bersumber pada permasalahan semula, atau malah memiliki sumber permasalahan lainnya.

Sebagai contoh, dalam permasalahan teamwork yang kurang sehat yang berdampak pada kepercayaan nasabah di atas, maka setelah diperoleh informasi yang jelas, maka dapat dikatakan bahwa permasalahan yang sebenarnya terletak pada kurangnya komunikasi yang ada baik antara atasan dan bawahan maupun antar bagian. Sangat jarang diadakan morning briefing, role play, atau acara-acara kebersamaan lainnya. Sehingga kurang terjalin komunikasi yang baik di antaranya.

Dengan demikian maka dapat dikatakan bahwa permasalahan yang harus diperbaiki terletak pada komunikasi internal yang harus segera diatasi. Jika tidak, permasalahan teamwork tidak akan dapat selesai.

Bersambung

ruth_revisiRuth Berliana/VMN/BL/MP Human Capital Development Division, Vibiz Consulting, Vibiz Consulting Group

Leave a Reply

Your email address will not be published.